メールソフトの設定画面で出てくる「SMTP」「POP」「IMAP」という謎のアルファベット。
これらは、メールを送受信するためのプロトコル（手順）の名前です。
メールの世界では、「送る仕事」と「受け取る仕事」は別の人が担当しています。
ここを理解していないと、「メールが届かない！」「スマホで見たらPCからメールが消えた！」といったトラブルに対処できません。
この記事では、メールの仕組みを「郵便局」に例えて解説します。
1. 送信は「SMTP」におまかせ
まず、メールを送る時の主役は「SMTP（エスエムティーピー）」です。
Simple Mail Transfer Protocol（簡易メール転送プロトコル）の略です。
イメージ：郵便ポストと配送トラック
あなたが手紙を書いたら、近くの「ポスト（SMTPサーバー）」に入れますよね。
SMTPサーバーは、その手紙を受け取ると、宛先の郵便局（相手のメールサーバー）までトラックで運びます。
役割：
自分のPCからサーバーへ送る。
自分のサーバーから相手のサーバーへ転送する。
「送信エラー」が出るときは、このSMTPサーバーの設定（ポストの場所）が間違っていることが多いです。
2. 受信は「POP」か「IMAP」を選ぶ
次に、相手の郵便局（受信サーバー）に届いたメールを、自分の手元（スマホやPC）に持ってくる方法です。
これには2つのスタイルがあり、どちらかを選んで設定します。
① POP（ポップ）方式 ＝ 「私書箱から持ち帰る」
Post Office Protocol
郵便局に行って、自分宛ての手紙を「すべてカバンに入れて家に持ち帰る」スタイルです。
持ち帰るので、郵便局の棚（サーバー）からは手紙がなくなります。
- メリット：ネットに繋がっていなくても、持ち帰ったメールをゆっくり読める。サーバーの容量を圧迫しない。
- デメリット：PCで受信してしまうと、サーバーから消えるので、後でスマホで見ようと思っても見られない。
② IMAP（アイマップ）方式 ＝ 「局内で立ち読み」
Internet Message Access Protocol
郵便局に行って、棚にある手紙を「その場で読む（サーバーに置いたままにする）」スタイルです。
読み終わっても、手紙は郵便局に残っています。
- メリット：スマホで読んだ後、PCで見てもちゃんと残っている。（未読・既読の状態も同期される）
- デメリット：常にネットに繋がっていないと読めない。サーバーの容量がいっぱいになると受信できなくなる。
3. 現代は「IMAP」が主流
昔はネット回線が遅く、サーバーの容量も小さかったので「POP（ダウンロードして削除）」が主流でした。
しかし今は、スマホ、PC、タブレットと複数の端末を持つのが当たり前です。
「移動中にスマホでチェックして、返信は家のPCで」という使い方をするなら、サーバーにデータが残る「IMAP」一択です。
もし「スマホでメールを受信すると、家のパソコンからそのメールが消えるんです…」という悩みがあるなら、設定が古い「POP」になっているはずです。
4. 試験に出る！「SMTP-AUTH」とは？
昔のSMTP（ポスト）は、誰でも投函し放題でした。
そのため、迷惑メール業者が勝手に大量のスパムメールを送りつける事件が多発しました。
そこで導入されたのが「SMTP-AUTH（エスエムティーピー・オース）」です。
これは、ポストに投函する時に「あなたはこの郵便局の契約者ですか？」とIDとパスワードを確認する（認証する）仕組みです。
今では当たり前になっていますが、ITパスポートなどの試験では「メール送信時の認証技術は？」として出題されます。
まとめ
- SMTP：メールを送る係（ポスト・配送）。
- POP：メールをダウンロードして消す係（持ち帰り）。1つの端末向け。
- IMAP：メールをサーバーに残して読む係（立ち読み）。複数端末向け。
Gmailなどは標準でIMAPに対応しています。
会社のメール設定などで「どっちにしますか？」と聞かれたら、自分のワークスタイル（複数端末を使うか？）に合わせて選んでみてください。